POLICY för behandling av personuppgifter
Syfte
En bostadsrättsförening hanterar ett flertal personuppgifter och syftet med den här policyn är att tydliggöra hur vi i BRF Sjöstaden 1 behandlar dina personuppgifter för att du ska känna dig trygg med att föreningen värnar om din integritet.
Genom policyn får du även veta vilka personuppgifter vi har, hur vi behandlar dem och varför vi har dem samt under vilka förutsättningar du kan ta tillvara dina rättigheter.
Bakgrund
Som bostadsrättsförening har vi en skyldighet att följa det regelverk som bland annat finns i bostadsrättslagen, vad gäller exempelvis uppförande av medlems – och lägenhetsförteckning. Vi behöver även dina personuppgifter för att kunna fullfölja våra förpliktelser gentemot dig som medlem i bostadsrättsföreningen.
Utgångspunkten i all behandling av personuppgifter är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och inte, annat än när det är absolut nödvändigt, använda integritetskänsliga uppgifter.
Du har rätt att få information om vilka uppgifter Bostadsrättsföreningen har om dig och under förutsättning att det inte finns en laglig grund för föreningen att spara uppgifterna, har du även rätt att få uppgifterna raderade.
Riktlinjer
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Bostadsrättsföreningen behandlar endast personuppgifter när det finns en laglig grund, dvs. när föreningen behöver personuppgiften för att fullgöra förpliktelser i lag eller avtal, eller om det finns ett uttryckligt samtycke från dig som medlem.
Uppgifterna i lägenhetsförteckningen ska sparas så länge bostadsrättsföreningen består, samt sju år därefter.
Här följer exempel på personuppgifter föreningen behandlar:
- Namn
- Personnummer
- Lägenhetsnummer
- Överlåtelseavtal
- Köpeskilling
- Ägarandel
- Pantförskrivningar
- Uppgifter om ev. andrahandsuthyrningar (t ex hyresgästens namn och personnummer)
- E-postadress
- Telefonnummer
- Uppgifter som du själv registrerar och frivilligt uppger
Uppgifter om t ex kreditupplysningar lagras inte efter beslut utifrån upplysningen.
Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
Ditt medlemskap i BRF Sjöstaden 1 ligger till grund för de personuppgifter föreningen behandlar. För att kunna godkänna din ansökan om medlemskap i föreningen krävs en överlåtelsehandling där bl.a. uppgifter om ditt namn, personnummer och lägenhetsnummer framgår. I de flesta fall kommer uppgifterna från mäklaren som bistått vid överlåtelsen.
Enligt bostadsrättslagen är föreningen skyldig att föra en förteckning över sina medlemmar med uppgift om bl.a. vilken lägenhet medlemmen nyttjar samt även uppgift om aktuella pantsättningar. Pantsättningshandlingarna inkommer från den bank vari du som medlem tagit upp ett lån, däremot finns inte några uppgifter om lånets storlek eller belopp.
För att kunna erbjuda dig en parkeringsplats i garaget eller ett källarförråd har föreningen en kö med uppgift om namn, lägenhetsnummer, e-postadress och telefonnummer, uppgifterna kommer ifrån den intresseanmälan du själv har lämnat till föreningen.
Avtal med garagehyresgäster upprättas för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Har en garagehyresgäst avflyttat och det inte längre föreligger några förehavanden mellan föreningen och hyresgästen raderas uppgifterna. För medlemmar i föreningen sparas uppgifterna tills medlemmen avflyttat. För avtal om källarförråd gäller motsvarande hantering.
Du som medlem har rätt att kunna komma i kontakt med föreningens styrelse, likväl som styrelsen behöver kunna nå dig med information. Därför samlar föreningen in uppgift om e-postadresser och telefonnummer.
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till att föreningen behandlar dina personuppgifter, vilket innebär att föreningen då måste radera personuppgifterna eller inhämta ett nytt samtycke från dig. Radering av personuppgifter förutsätter dock att föreningen inte behöver behandla dessa för att fullgöra förpliktelse enligt lag eller avtal.
Tänk också på att ett återkallande av samtycke kan innebära att föreningen inte längre kan fullgöra de skyldigheter vi har gentemot dig.
Vilken information ger vi till dig?
Som medlem i BRF Sjöstaden 1 har du alltid rätt att få ett utdrag ur lägenhetsförteckningen och kan på så sätt enkelt se vilka uppgifter föreningen har registrerat. Du får även ta del av denna policy och för alla eventuella frågor rörande hur dina personuppgifter behandlas hänvisas till styrelsen@sjostaden1.se.
Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt
Föreningen har utarbetade rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. BRF Sjöstaden 1 anlitar Fastighetsägarna AB för föreningens förvaltning. Riktlinjerna för hur Conzignus får hantera personuppgifterna på uppdrag av föreningen finns reglerat i särskilt avtal och utgångspunkten är att endast personal som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem. I föreningen är det endast styrelsen som har tillgång till dina personuppgifter.
Conzignus säkerhetssystem är utvecklade för att i mycket hög grad skydda mot intrång, förstöring och andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.
När lämnar vi ut dina personuppgifter?
Föreningens utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla föreningens förpliktelser enligt lag eller avtal. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part görs detta enligt i avtal upprättade riktlinjer, vilka säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.
Ansvar
BRF Sjöstaden 1 är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att föreningen ansvarar för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara